ORGANIZATION
Organizational staffing is concerned with having the right people at the right place and time to achieve organizational outcomes. Staffing involves the determination of manpower requirements of the enterprise and providing it with adequate competent people at all its levels.
STAFFING
• I. Departmentation: It is the process of dividing and grouping of activities into various units of department. Steps : Identify task and dividing. Analyzing the details of each task. Describing function or grouping of similar activities. Assigning group activities to different departmental heads. Defining authorities and responsibilities of departmental heads.
• II. Delegation: It is an administrative process of getting things done by other through giving them responsibilities. Points under procedure are: Assigning the work. Grant of authority. Creation of accountability.
• III. Decentralization: According to Allen decentralization refers to the systematic effort to delegate to the lowest level along with all authority except that which commonly be exercised at centralized point. The degree of decentralization varies from organization to organization it depends on: what kind of authority is delegated, flow for down it is delegated and how consistently it is delegated. Function of Organization Structure:
(i) Direction: Directing is the process of integrating the people with the organization to obtain their willing, interest and cooperation for the achieving of its goal.
ii) Coordination: According to Fayol co-ordination referred as pulling together all the activities of an enterprise to make possible it’s working as well as its structure. Main characteristics of coordination are as follow: Each department work in harmony with the other department Each department division or sub division knows the share it must assume by the department. Each department and sub division adjust its working schedule to the prevailing circumstances.
(iii) Controlling: Controlling is the process of comparing actual performance with standard and taking any necessary corrective action. A good control system is designed to keep things from going wrong, not just to correct them after work. Steps in controlling were: Establish standards. Evaluate performance. Corrective actions.
PRINCIPLE OF ORGANIZATIONAL STRUCTURE
• Principle of objective: An objective is fixed and all the employees work together to achieve that objective.
• Principle of specialization: On the basis of specialization distribution of labour is done. • Principle of coordination: All the division as well as employees should be in coordination for the betterment of firm as a whole.
• Principle of span of control: Limited staff so that it can be easily manageable and individual contact will be done.
• Principle of balance: To avoid conflict balance should be made. Principle of definition: Each and every thing should be well defined.
• Principle of continuity: The plan should be continuously flexible so that any change can be done at any stage and at any time because change and adjustment are to be done time to time so as to smoothly run the firm.
DIRECTING AND MOTIVATION
Directing is concerned with telling subordinates what to do and seeing that they do it as best they can. It includes assigning tasks and duties, explaining procedures, issuing orders, providing on-the-job instructions, monitoring performance, and correcting deviations. Directing must have two dimensions, namely a) magnitude and b) aim or direction. The directing function includes the following:
i) Supervising
ii) Guiding
iii) Leading
iv) Motivating, and v) Communicating
MOTIVATION
• Motivation refers to goal-directed behaviour. It means what a person will choose to do when several alternatives are available to him. It also refers to the strength of his behaviour after he has exercised the choice, and the persistence with which he will engage in such behaviour.
CHARACTERSTICS OF MOTIVATION
1. A Psychological Concept Even workers with extraordinary abilities will not be able to perform as desired until they are effectively (psychologically) motivated.
2. Motivation is Total, not Piecemeal Workers cannot be motivated in piece meal or parts.
3. Motivation is Determined by Human Once a particular need is satisfied for good, he may lose interest in the activity that provides him satisfaction of the said need. In such a case, he will have to be provided awareness of satisfaction of his other needs so that he continues to be inclined to pursue the said activity.
4. Motivation may be financial or non-financial. Financial rewards: They include salary or wage increase, overtime and holiday payments, bonus, payment made under profit sharing plans, fringe benefits like amenities and facilities at concession rates. Non-financial rewards: Free conveyance facility to residential areas and place of work, free lunch, provision of own secretary, servants at home, furnished rent free accommodation.
5. Motivation is a constant process: Human needs are infinite. No sooner a person has satisfied one need than he seeks to satisfy another.
6. Motivation is the result of interactions among three groups of factors, namely,
i) influences operating within the individual
ii) influences operating with the organization and
iii) influences operating inthe external environment
ORDERING
• Ordering can mean giving an authoritative instruction to do something. It can also mean arranging something in a methodical way.
LEADING
Leading can mean being in charge or at the forefront of a group or movement. It can also mean guiding someone or something along a way.
SUPERVISION
• The aim of supervision is to ensure that sub-ordinates work efficiently to accomplish the tasks assigned to them. Directing and supervising are similar in the sense that both seek to motivate the subordinate staff and provide leadership so that the predetermined goals are effectively accomplished. However, only the lowest level managers are designated as supervisors. One reason for this is that while all other levels of management have sub-ordinates who are managers themselves, the supervisory staff deals with workers who are engaged in basis operations.
QUALITIES OF GOOD SUPERVISOR
1. Knowledge about the organization
2. Technical competency.
3. Ability to instruct and explain.
4. Ability to listen to others to information, to solve problems, to share experiences etc.
5. Ability to secure co-operation.
6. Ability for orderly thinking.
7. Ability to judge people.
8. Patience.
9. Ability to improve worker‟ s morale.
10. Ability to enforce discipline.
11. Ability to delegate the work among his subordinate
COMMUNICATION
• Communication means sharing ideas in common. It means a verbal or written message, an exchange of information, a system of communicating, and a process by which meanings are exchanged between individuals through a common system of symbols. It also means a technique for expressing ideas effectively.
NATURE OF COMMUNICATION
1. It takes Who to Complete Communication Communication is a two-way traffic. There should be a sender and receiver of a message communicated.
2. Message to be understood in the Same Sense If the receiver does not understand it, the communication will not be complete.
3. Message to have Substance The transmitted message should give out ideas, information or facts which should be of interest to the receiver.
4. Communication may be Oral, Written or Gesture.
5. Communication may be formal or informal Formal communication follows the formal channels provided in the organization structure. E.g., Sales manager will communicate with the deputy sales manager. Informal communication is through personal contacts and it is faster in communicating messages than the formal channels.
TYPES OF COMMUNICATION
On the basis of relationship between the parties concerned, communication may be
a) formal and
b) informal
On the basis of its flow of direction, communication may be
a) oral, b) written & c) gesture
CONTROL
Control means the power or authority to direct, order or restrain. In the context of an enterprise, control may be defined as “comparing operating results with the plans, and taking corrective action when results deviate from the plans”.
NEED FOR CONTROL
A control system is needed for three purposes to i) measure progress ii) uncover deviation and iii) taking corrective action.
STEPS TO CONTROL
There are three basic steps in control process: i) Establishing standards ii) Measuring and comparing actual against standards iii) Taking corrective action.
संगठन
संगठनात्मक स्टाफिंग संगठनात्मक परिणामों को प्राप्त करने के लिए सही जगह और समय पर सही लोगों के होने से संबंधित है। स्टाफिंग में उद्यम की जनशक्ति आवश्यकताओं का निर्धारण और इसे अपने सभी स्तरों पर पर्याप्त सक्षम लोग प्रदान करना शामिल है।
स्टाफ
• I. विभाग: यह विभाग की विभिन्न इकाइयों में गतिविधियों को विभाजित करने और समूहीकृत करने की प्रक्रिया है। चरण: कार्य की पहचान करें और विभाजित करें। प्रत्येक कार्य के विवरण का विश्लेषण करना। समान गतिविधियों के कार्य या समूहीकरण का वर्णन करना। विभिन्न विभागीय प्रमुखों को समूह गतिविधियों को सौंपना। विभागीय प्रमुखों के अधिकारियों और जिम्मेदारियों को परिभाषित करना।
•द्वितीय। प्रतिनिधिमंडल: यह दूसरों को जिम्मेदारियां देने के माध्यम से चीजों को पूरा करने की एक प्रशासनिक प्रक्रिया है। प्रक्रिया के तहत बिंदु हैं: काम सौंपना। अधिकार प्रदान करना। जवाबदेही का निर्माण।
• III. विकेंद्रीकरण: एलन के अनुसार विकेंद्रीकरण सभी अधिकारों के साथ निम्नतम स्तर पर सौंपने के व्यवस्थित प्रयास को संदर्भित करता है, सिवाय इसके कि आमतौर पर केंद्रीकृत बिंदु पर प्रयोग किया जाता है। विकेंद्रीकरण की डिग्री संगठन से संगठन में भिन्न होती है, यह इस पर निर्भर करता है: किस तरह का अधिकार सौंपा जाता है, इसे सौंपा जाता है और इसे कितनी लगातार सौंपा जाता है। संगठन संरचना का कार्य:
(i) निदेश: निर्देशन संगठन के साथ लोगों को एकीकृत करने की प्रक्रिया है ताकि वे अपने लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए उनकी इच्छा, रुचि और सहयोग प्राप्त कर सकें।
समन्वय: फेयोल समन्वय के अनुसार एक उद्यम की सभी गतिविधियों को एक साथ खींचने के रूप में जाना जाता है ताकि यह संभव हो सके कि यह काम कर रहा है और साथ ही इसकी संरचना भी है। समन्वय की मुख्य विशेषताएं इस प्रकार हैं: प्रत्येक विभाग दूसरे विभाग के साथ सद्भाव में काम करता है प्रत्येक विभाग प्रभाग या उप प्रभाग उस हिस्से को जानता है जिसे विभाग द्वारा ग्रहण करना चाहिए। प्रत्येक विभाग और उप-मंडल अपने कार्य कार्यक्रम को मौजूदा परिस्थितियों में समायोजित करते हैं।
(iii) नियंत्रण: नियंत्रण मानक के साथ वास्तविक प्रदर्शन की तुलना करने और कोई आवश्यक सुधारात्मक कार्रवाई करने की प्रक्रिया है। एक अच्छा नियंत्रण प्रणाली चीजों को गलत होने से बचाने के लिए डिज़ाइन की गई है, न कि केवल काम के बाद उन्हें सही करने के लिए। नियंत्रण में कदम थे: मानक स्थापित करना। प्रदर्शन का मूल्यांकन करें। सुधारात्मक कार्रवाई.
संगठनात्मक संरचना का सिद्धांत
• उद्देश्य का सिद्धांत: एक उद्देश्य तय किया जाता है और सभी कर्मचारी उस उद्देश्य को प्राप्त करने के लिए मिलकर काम करते हैं।
• विशेषज्ञता का सिद्धांत: विशेषज्ञता के आधार पर श्रम का वितरण किया जाता है। • समन्वय का सिद्धांत: सभी डिवीजनों के साथ-साथ कर्मचारियों को समग्र रूप से फर्म की बेहतरी के लिए समन्वय में होना चाहिए।
• नियंत्रण की अवधि का सिद्धांत: सीमित कर्मचारी ताकि यह आसानी से प्रबंधनीय हो सके और व्यक्तिगत संपर्क किया जाएगा।
• संतुलन का सिद्धांत: संघर्ष से बचने के लिए संतुलन बनाया जाना चाहिए। परिभाषा का सिद्धांत: प्रत्येक और हर चीज को अच्छी तरह से परिभाषित किया जाना चाहिए।
• निरंतरता का सिद्धांत: योजना लगातार लचीली होनी चाहिए ताकि किसी भी स्तर पर और किसी भी समय कोई भी बदलाव किया जा सके क्योंकि परिवर्तन और समायोजन समय-समय पर किया जाना है ताकि फर्म को सुचारू रूप से चलाया जा सके।
निर्देशन और प्रेरणा
निर्देशन अधीनस्थों को यह बताने से संबंधित है कि क्या करना है और यह देखना कि वे इसे यथासंभव सर्वोत्तम रूप से करते हैं। इसमें कार्यों और कर्तव्यों को असाइन करना, प्रक्रियाओं को समझाना, आदेश जारी करना, ऑन-द-जॉब निर्देश प्रदान करना, प्रदर्शन की निगरानी करना और विचलन को ठीक करना शामिल है। निर्देशन के दो आयाम होने चाहिए, अर्थात् ए) परिमाण और बी) लक्ष्य या दिशा। निर्देशन फ़ंक्शन में निम्नलिखित शामिल हैं:
i) पर्यवेक्षण
ii) मार्गदर्शन
iii) अग्रणी
iv) प्रेरित करना, और v) संचार करना
प्रेरणा
• प्रेरणा लक्ष्य-निर्देशित व्यवहार को संदर्भित करती है। इसका मतलब है कि जब कोई व्यक्ति उसके लिए कई विकल्प उपलब्ध हैं तो वह क्या करना पसंद करेगा। यह उसके व्यवहार की ताकत को भी संदर्भित करता है जब उसने चुनाव का प्रयोग किया है, और दृढ़ता जिसके साथ वह इस तरह के व्यवहार में संलग्न होगा।
प्रेरणा की विशेषताएं
1. एक मनोवैज्ञानिक अवधारणा यहां तक कि असाधारण क्षमताओं वाले श्रमिक भी वांछित प्रदर्शन करने में सक्षम नहीं होंगे जब तक कि वे प्रभावी रूप से (मनोवैज्ञानिक रूप से) प्रेरित न हों।
2. प्रेरणा कुल है, न कि टुकड़ों में श्रमिकों को टुकड़ा भोजन या भागों में प्रेरित नहीं किया जा सकता है।
3. प्रेरणा मानव द्वारा निर्धारित की जाती है एक बार जब कोई विशेष आवश्यकता अच्छे के लिए संतुष्ट हो जाती है, तो वह उस गतिविधि में रुचि खो सकता है जो उसे उक्त आवश्यकता की संतुष्टि प्रदान करता है। ऐसे मामले में, उसे अपनी अन्य जरूरतों की संतुष्टि के बारे में जागरूकता प्रदान करनी होगी ताकि वह उक्त गतिविधि को आगे बढ़ाने के लिए इच्छुक बना रहे।
4. प्रेरणा वित्तीय या गैर-वित्तीय हो सकती है। वित्तीय पुरस्कार: इनमें वेतन या मजदूरी में वृद्धि, ओवरटाइम और छुट्टी भुगतान, बोनस, लाभ साझाकरण योजनाओं के तहत किए गए भुगतान, रियायत दरों पर सुविधाओं और सुविधाओं जैसे फ्रिंज लाभ शामिल हैं। गैर-वित्तीय पुरस्कार: आवासीय क्षेत्रों और काम के स्थान के लिए मुफ्त परिवहन सुविधा, मुफ्त दोपहर का भोजन, अपने सचिव का प्रावधान, घर पर नौकर, सुसज्जित किराया मुक्त आवास।
5. प्रेरणा एक निरंतर प्रक्रिया है: मानव आवश्यकताएं अनंत हैं। जितनी जल्दी कोई व्यक्ति एक आवश्यकता को संतुष्ट करता है, उससे कहीं अधिक वह दूसरे को संतुष्ट करना चाहता है।
6. प्रेरणा कारकों के तीन समूहों के बीच बातचीत का परिणाम है, अर्थात्,
i) व्यक्ति के भीतर काम करने वाले प्रभाव
ii) संगठन के साथ काम करने वाले प्रभाव और
iii) बाहरी वातावरण में काम करने वाले प्रभाव
आदेश
• आदेश देने का मतलब कुछ करने के लिए एक आधिकारिक निर्देश देना हो सकता है। इसका मतलब किसी चीज को व्यवस्थित तरीके से व्यवस्थित करना भी हो सकता है।
मुख्य
नेतृत्व का मतलब किसी समूह या आंदोलन के प्रभारी या सबसे आगे होना हो सकता है। इसका मतलब किसी व्यक्ति या किसी चीज़ को रास्ते में मार्गदर्शन करना भी हो सकता है।
पर्यवेक्षण
• पर्यवेक्षण का उद्देश्य यह सुनिश्चित करना है कि उप-निर्देशांक उन्हें सौंपे गए कार्यों को पूरा करने के लिए कुशलता से काम करें। निर्देशन और पर्यवेक्षण इस अर्थ में समान हैं कि दोनों अधीनस्थ कर्मचारियों को प्रेरित करना चाहते हैं और नेतृत्व प्रदान करते हैं ताकि पूर्वनिर्धारित लक्ष्यों को प्रभावी ढंग से पूरा किया जा सके। हालांकि, केवल निम्नतम स्तर के प्रबंधकों को पर्यवेक्षकों के रूप में नामित किया जाता है। इसका एक कारण यह है कि जबकि प्रबंधन के अन्य सभी स्तरों में उप-निर्देशांक होते हैं जो स्वयं प्रबंधक होते हैं, पर्यवेक्षी कर्मचारी उन श्रमिकों से निपटते हैं जो आधार संचालन में लगे हुए हैं।
अच्छे पर्यवेक्षक के गुण
1. संगठन के बारे में ज्ञान
2. तकनीकी योग्यता।
3. निर्देश देने और समझाने की क्षमता।
4. दूसरों को जानकारी सुनने, समस्याओं को हल करने, अनुभव साझा करने आदि की क्षमता।
5. सहयोग को सुरक्षित करने की क्षमता।
6. व्यवस्थित सोच की क्षमता।
7. लोगों का न्याय करने की क्षमता।
8. धैर्य।
9. कार्यकर्ता के मनोबल में सुधार करने की क्षमता।
10. अनुशासन लागू करने की क्षमता।
11. अपने अधीनस्थ के बीच काम सौंपने की क्षमता
संचार
• संचार का अर्थ है विचारों को साझा करना। इसका अर्थ है एक मौखिक या लिखित संदेश, सूचना का आदान-प्रदान, संचार की एक प्रणाली, और एक प्रक्रिया जिसके द्वारा प्रतीकों की एक सामान्य प्रणाली के माध्यम से व्यक्तियों के बीच अर्थों का आदान-प्रदान किया जाता है। इसका मतलब विचारों को प्रभावी ढंग से व्यक्त करने की तकनीक भी है।
संचार की प्रकृति
1. यह कौन लेता है पूर्ण संचार संचार एक दो-तरफा यातायात है। संचारित संदेश का एक प्रेषक और रिसीवर होना चाहिए।
2. संदेश को उसी अर्थ में समझा जाना चाहिए यदि रिसीवर इसे नहीं समझता है, तो संचार पूरा नहीं होगा।
3. पदार्थ रखने का संदेश प्रेषित संदेश को विचार, जानकारी या तथ्य देने चाहिए जो रिसीवर के लिए रुचि का होना चाहिए।
4. संचार मौखिक, लिखित या इशारा हो सकता है।
5. संचार औपचारिक या अनौपचारिक हो सकता है औपचारिक संचार संगठन संरचना में प्रदान किए गए औपचारिक चैनलों का अनुसरण करता है। उदाहरण के लिए, बिक्री प्रबंधक उप बिक्री प्रबंधक के साथ संवाद करेगा। अनौपचारिक संचार व्यक्तिगत संपर्कों के माध्यम से होता है और यह औपचारिक चैनलों की तुलना में संदेशों को संप्रेषित करने में तेज होता है।
संचार के प्रकार
संबंधित पक्षों के बीच संबंधों के आधार पर, संचार हो सकता है
क) औपचारिक और
ख) अनौपचारिक
दिशा के प्रवाह के आधार पर, संचार क्या हो सकता है?
ए) मौखिक, बी) लिखित और सी) इशारा
नियंत्रण
नियंत्रण का अर्थ होता है, निर्देश देने, आदेश देने या रोकने की शक्ति या अधिकार। एक उद्यम के संदर्भ में, नियंत्रण को "योजनाओं के साथ परिचालन परिणामों की तुलना करने, और परिणामों को योजनाओं से विचलित होने पर सुधारात्मक कार्रवाई करने" के रूप में परिभाषित किया जा सकता है।
नियंत्रण की आवश्यकता
तीन उद्देश्यों के लिए एक नियंत्रण प्रणाली की आवश्यकता होती है i) प्रगति को मापना ii) विचलन को उजागर करना और iii) सुधारात्मक कार्रवाई करना।
नियंत्रण के लिए कदम
नियंत्रण प्रक्रिया में तीन बुनियादी चरण हैं: i) मानकों की स्थापना ii) मानकों के खिलाफ वास्तविक को मापना और तुलना करना iii) सुधारात्मक कार्रवाई करना।
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